Workmate : Gestion Automatisée des Factures d'Achat
Découvrez comment notre Workmate révolutionne le traitement pré-comptable des factures grâce à l'automatisation intelligente.
Envoyer une facture
Périmètre Fonctionnel
Le démonstrateur couvre l'ensemble du cycle de vie d'une facture, depuis sa réception jusqu'à son archivage structuré. Deux sources d'entrée sont disponibles pour maximiser la flexibilité.
Réception
Mail ou Drive
Lecture
Extraction données
Renommage
Normalisation
Classement
Drive et BDD
Alerte
Si nécessaire
Étape 1 : Envoyez Votre Facture par Email
La première méthode pour soumettre vos factures est l'envoi par email. Transférez simplement vos factures reçues à l'adresse dédiée du démonstrateur.
Le système détecte automatiquement les nouveaux emails, extrait les pièces jointes et lance le processus de traitement. C'est la méthode la plus simple et la plus rapide pour intégrer vos factures.
Étape 2 : Déposez Directement dans le Drive
Vous préférez gérer vos fichiers directement ? Déposez vos factures dans le répertoire Google Drive dédié "Factures reçues". Cette méthode est idéale pour les imports en masse ou lorsque vous avez déjà vos factures organisées localement.
Accès Direct
Glissez-déposez vos factures dans le dossier partagé
Traitement Automatique
Dès qu'une facture arrive dans ce répertoire, le Workmate la détecte et lance le processus d'analyse et de classification
Étape 3 : Consultez les Factures Traitées
Une fois traitées, vos factures sont automatiquement déplacées vers le répertoire "Factures traitées" avec un nouveau nom normalisé selon le format : AAAA-MM Mot_clé (montant TTC).pdf
Exemples :
  • 2025-11 SFR 31.98.pdf
  • 2025-11 Honoraires EC 1200.00.pdf
  • 2025-12 EDF 145.67.pdf
Étape 4 : Tableau Récapitulatif en Temps Réel
Toutes les factures traitées alimentent automatiquement un Google Sheets récapitulatif. Ce tableau centralise l'ensemble des informations extraites et constitue votre tableau de bord de suivi pré-comptable.
Dates
Émission, réception, échéance
Fournisseur
Nom et catégorie
Montants
HT, TVA, TTC
Statut
À payer ou payé
Données Extraites et Structurées
Le Workmate extrait automatiquement toutes les informations essentielles de chaque facture et les structure dans la base de données. Le système détecte également les doublons potentiels (même numéro, fournisseur et montant).
Informations Temporelles
  • Date d'émission
  • Année et mois
  • Date de réception
  • Date d'échéance
Identification
  • Nom du fournisseur
  • Mot-clé (SFR, EDF, Honoraires...)
  • Numéro de facture
Montants Financiers
  • Montant HT
  • Montant TVA
  • Montant TTC
Suivi
  • Statut (à payer/payé)
  • Détection doublons
  • Alertes si nécessaire
Autres fonctionnalités disponibles
Les fonctionnalités ci-dessous sont disponibles
Base Multi-Sociétés
Gérer les factures de plusieurs entités juridiques avec séparation des flux et consolidation possible
Transfert Expert-Comptable
Export automatique vers votre cabinet comptable avec format standardisé et pièces jointes
API Comptabilité
Intégration directe avec votre logiciel comptable
Workflow Validation
Circuit d'approbation avec notifications et validation multi-niveaux avant paiement
Fonctionnalités avancées sur demande
IA Prédictive
Apprentissage automatique pour améliorer la classification et détecter les anomalies
Planification Paiements
Optimisation de trésorerie avec suggestions de dates de paiement optimales
Tableaux de Bord
Analyses et statistiques sur vos dépenses par fournisseur, catégorie et période
Application Mobile
Capture et validation de factures directement depuis votre smartphone
Archivage Légal
Conservation conforme aux obligations légales avec horodatage et traçabilité
Alertes Intelligentes
Notifications personnalisées pour échéances, doublons, montants inhabituels
Le Workmate est conçu pour évoluer avec vos besoins. Contactez-nous pour discuter de vos cas d'usage spécifiques et construire ensemble la solution qui correspond parfaitement à votre organisation.
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