Workmate : Gestion Automatisée des Factures d'Achat

Découvrez comment notre Workmate révolutionne le traitement pré-comptable des factures grâce à l'automatisation intelligente.

Envoyer une facture

Périmètre Fonctionnel

Le démonstrateur couvre l'ensemble du cycle de vie d'une facture, depuis sa réception jusqu'à son archivage structuré. Deux sources d'entrée sont disponibles pour maximiser la flexibilité.

Réception

Mail ou Drive

Lecture

Extraction données

Renommage

Normalisation

Classement

Drive et BDD

Alerte

Si nécessaire

Étape 1 : Envoyez Votre Facture par Email

La première méthode pour soumettre vos factures est l'envoi par email. Transférez simplement vos factures reçues à l'adresse dédiée du démonstrateur.

Le système détecte automatiquement les nouveaux emails, extrait les pièces jointes et lance le processus de traitement. C'est la méthode la plus simple et la plus rapide pour intégrer vos factures.

factdemo@zenextia.com

Étape 2 : Déposez Directement dans le Drive

Vous préférez gérer vos fichiers directement ? Déposez vos factures dans le répertoire Google Drive dédié "Factures reçues". Cette méthode est idéale pour les imports en masse ou lorsque vous avez déjà vos factures organisées localement.

Accès Direct

Glissez-déposez vos factures dans le dossier partagé

Traitement Automatique

Dès qu'une facture arrive dans ce répertoire, le Workmate la détecte et lance le processus d'analyse et de classification

Étape 3 : Consultez les Factures Traitées

Une fois traitées, vos factures sont automatiquement déplacées vers le répertoire "Factures traitées" avec un nouveau nom normalisé selon le format : AAAA-MM Mot_clé (montant TTC).pdf

Exemples :

  • 2025-11 SFR 31.98.pdf
  • 2025-11 Honoraires EC 1200.00.pdf
  • 2025-12 EDF 145.67.pdf

Étape 4 : Tableau Récapitulatif en Temps Réel

Toutes les factures traitées alimentent automatiquement un Google Sheets récapitulatif. Ce tableau centralise l'ensemble des informations extraites et constitue votre tableau de bord de suivi pré-comptable.

Dates

Émission, réception, échéance

Fournisseur

Nom et catégorie

Montants

HT, TVA, TTC

Statut

À payer ou payé

Données Extraites et Structurées

Le Workmate extrait automatiquement toutes les informations essentielles de chaque facture et les structure dans la base de données. Le système détecte également les doublons potentiels (même numéro, fournisseur et montant).

Informations Temporelles

  • Date d'émission
  • Année et mois
  • Date de réception
  • Date d'échéance

Identification

  • Nom du fournisseur
  • Mot-clé (SFR, EDF, Honoraires...)
  • Numéro de facture

Montants Financiers

  • Montant HT
  • Montant TVA
  • Montant TTC

Suivi

  • Statut (à payer/payé)
  • Détection doublons
  • Alertes si nécessaire

Autres fonctionnalités disponibles

Les fonctionnalités ci-dessous sont disponibles

Base Multi-Sociétés

Gérer les factures de plusieurs entités juridiques avec séparation des flux et consolidation possible

Transfert Expert-Comptable

Export automatique vers votre cabinet comptable avec format standardisé et pièces jointes

API Comptabilité

Intégration directe avec votre logiciel comptable

Workflow Validation

Circuit d'approbation avec notifications et validation multi-niveaux avant paiement

Fonctionnalités avancées sur demande

IA Prédictive

Apprentissage automatique pour améliorer la classification et détecter les anomalies

Planification Paiements

Optimisation de trésorerie avec suggestions de dates de paiement optimales

Tableaux de Bord

Analyses et statistiques sur vos dépenses par fournisseur, catégorie et période

Application Mobile

Capture et validation de factures directement depuis votre smartphone

Archivage Légal

Conservation conforme aux obligations légales avec horodatage et traçabilité

Alertes Intelligentes

Notifications personnalisées pour échéances, doublons, montants inhabituels

Le Workmate est conçu pour évoluer avec vos besoins. Contactez-nous pour discuter de vos cas d'usage spécifiques et construire ensemble la solution qui correspond parfaitement à votre organisation.

Contactez-nous

Pour plus d'informations sur nos solutions d'automatisation ou pour toute demande spécifique, n'hésitez pas à nous contacter.

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